Packing List hay còn gọi phiếu đóng gói hàng hóa, là khái niệm khá quen thuộc với bất cứ ai làm trong lĩnh vực kinh doanh hay vận chuyển. Thế nhưng với nhiều khách hàng thì khái niệm này còn khá xa lạ. Vậy Packing List là gì, vai trò của nó ra sao trong dịch vụ vận chuyển. Chúng ta hãy cùng tìm hiểu ngay trong bài viết sau với những thông tin chi tiết và chuẩn xác nhất!
Phiếu đóng gói hàng hóa là gì?
Nếu bạn gặp khái niệm phiếu bảng kê, phiếu chi tiết hàng hóa thì đều được xem là Packing List. Chúng chính là danh sách liệt kê hàng hóa đóng gói, được coi là một phần không thể thiếu trong bất kỳ hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa nào.
Đây là phương tiện giúp người bán thể hiện được toàn bộ những sản phẩm, hàng hóa mà mình có. Thông qua đó, người mua có thể dễ dàng đối chiếu và kiểm tra. Cụ thể hơn trong lĩnh vực vận chuyển thì Packing List giúp khách hàng liệt kê hàng hóa mình muốn gửi đi. Từ đó kiểm soát tốt hơn mọi đơn hàng khi gửi.
Phiếu đóng gói hàng hóa không thể hiện giá trị của đơn hàng mà thường chỉ dùng để liệt kê số lượng hàng hóa, số lượng kiện có trong đơn. Từ các thông tin ghi trên phiếu, ta có thể kiểm soát và tránh được tình trạng hàng hóa bị thất lạc khi giao nhận.
Có những loại phiếu đóng gói hàng hóa nào trên thị trường hiện nay?
Nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu ngày nay là rất lớn và đa dạng. Để đảm bảo việc vận chuyển diễn ra dễ dàng nhanh chóng, hàng hóa được bảo quản tốt thì Packing List được chia thành 3 loại cụ thể gồm:
- Phiếu đóng gói chi tiết: Giống như tên gọi, đây là loại phiếu có nội dung được ghi lại khá chi tiết về số lượng, mặt hàng, chất liệu, ghi chú…
- Phiếu đóng gói trung lập: Cách nhận biết loại phiếu này khá đơn giản khi nó không đề cập đến tên của người bán.
- Phiếu đóng gói kiêm bảng kiểm kê trọng lượng: Tên của loại phiếu này chắc hẳn đã cho bạn biết phần nào về nó. Đây là loại phiếu có ghi kèm có trọng lượng chi tiết của từng kiện và tổng của đơn hàng.
Vậy chức năng của phiếu đóng gói hàng hóa là gì?
Chắc hẳn qua tìm hiểu về khái niệm Packing List là gì, bạn cũng đã có hình dung về chức năng của của loại chứng từ này. Cụ thể hơn, các chứng năng của nó gồm:
Liệt kê sản phẩm
Chức năng cơ bản nhất của phiếu chính là để liệu kê sản phẩm, không chỉ giúp người mua dễ dàng kiểm tra đơn hàng mà còn giúp người bán kiểm soát được số hàng đã xuất ra. Đồng thời, phiếu được coi là chứng cứ giúp cả người mua và người bán kiểm tra được đơn hàng có nguyên vẹn không sau quãng đường vận chuyển dài. Đây chính là chức năng chính được nhiều người yêu thích và sử dụng nhất.
Cách thức đóng hàng đúng chuẩn
Ngoài dùng để liệt kê và kiểm tra số lượng hàng hóa thì Packing List còn có chức năng chỉ ra cách thức đóng gói của hàng hóa. Vì thế, chỉ cần nhìn vào phiếu, bạn sẽ biết được cách đóng gói, kích thước của hàng hóa.
Không chỉ cung cấp cách đóng gói và kích thước mà thông qua Packing List bạn sẽ biết được tổng số kiện của đơn hàng từ đó có phương án sắp xếp và vận chuyển cho hợp lý. Cụ thể như:
- Nên bốc dỡ hàng hóa ra sao, bằng tay hay bằng máy.
- Vận chuyển bằng bằng đường bay, đường thủy hay đường bộ cho hợp lý
- Cần bao nhiêu nhân lực, bao nhiêu thời gian để hoàn thành.
Bảo vệ quyền lợi của người mua, người gửi hàng
Trong quá trình vận chuyển hàng hóa không tránh khỏi việc hàng hóa bị thất lạc thậm chí là hỏng hóc. Nếu đơn hàng có phiếu đóng gói hàng, bạn sẽ truy xuất được thông tin về thời gian vận chuyển, đơn vị chịu trách nhiệm, số hàng hóa bị thất lạc hay hỏng hóc. Đây chính là chứng cứ để bạn có thể khiếu nại với bên vận chuyển để được tìm lại đơn hàng và đền bù.
Nội dung trên phiếu ghi hàng gồm những gì?
Là giấy tờ quan trọng trong xuất nhập khẩu hàng hóa, nên phiếu ghi hàng được quy định rõ ràng. Vì thế phiếu phải chứa những nội dung cơ bản và chính xác như sau:
- Tiêu đề: thông tin cơ bản về công ty như logo, tên, địa chỉ, số điện thoại, email, fax
- Người bán: họ tên, địa chỉ, số điện thoại, fax của đơn vị bán hàng
- Số và ngày đóng gói
- Người mua: đầy đủ thông tin như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax.
- Địa điểm cảng bốc hàng
- Địa điểm cảng cập bến
- Số hiệu, chuyến và tên chuyến tàu chở hàng
- Thời gian dự kiến khởi hàng
- Sản phẩm: tên, ký hiệu, mã sản phẩm.
- Số lượng theo từng sản phẩm.
- Số lượng kiện hàng, kích thước và trọng lượng mỗi kiện. Tổng trọng lượng của các kiện.
- Chú thích.
- Xác nhận của bên bán.
Trên đây là những điều bạn cần biết về phiếu đóng gói hàng hóa. Để biết thêm thông tin chi tiết hơn về loại giấy tờ này, bạn hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn kỹ càng hơn.
