Trong xuất nhập khẩu hàng hóa, packing list là cụm từ vô cùng quen thuộc đối với những người làm trong lĩnh vực và đây phần không thể thiếu khi tạo đơn hàng vận chuyển. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ và nắm được packing list là gì, chức năng cũng như nội dung cụ thể của nó. Vậy để giúp bạn có cái nhìn tổng quát hơn, bài viết dưới đây sẽ chia sẻ những thông tin về vấn đề này. Đảm bảo mọi thông tin chia sẻ là chuẩn xác và hữu ích nhất đến bạn.
Định nghĩa packing list
Khái niệm về packing list
Packing list là gì? Packing list, hay còn gọi là receipt hiểu một cách sát nghĩa và dịch từ tiếng Anh sang là danh sách đóng gói. Tuy nhiên khi dùng trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa ở Việt Nam thì cụm từ này có nghĩa là bản kê hàng hóa, phiếu chi tiết hàng hóa được vận chuyển trên một phương tiện cụ thể. Chúng chính là yếu tố giúp bạn có thể kiểm soát tốt nhất lượng hàng có trong kho, đang vận chuyển…
Những bên xuất nhập khẩu sử dụng packing list với mục đích để kiểm soát lô hàng, số lượng hàng hóa ở trong mỗi lô và các mô ta sản phẩm như kích cỡ, thể loại…
Tác dụng của packing list
Bên cạnh việc thắc mắc không biết packing list là gì, thì rất nhiều người còn đặt ra câu hỏi rằng mục đích chính của việc sử dụng packing list ra sao. Bên cạnh việc kiểm tra số lượng, check hàng hóa như thế nào thì packing list còn có rất nhiều chức năng khác. Một vài chức năng cơ bản đầy bất ngờ có thể kể đến như sau:
Sắp xếp kho hàng một cách hợp lý, khoa học
Biết cách sắp xếp hợp lý
Toàn bộ hàng hóa sẽ được ghi rõ và chi tiết trong packing list, trên những phiếu đóng gói này thì các hộp hàng hóa đều được ghi rõ kích thước cụ thể. Và thông qua đó, người vận chuyển và sắp xếp kho hàng sẽ biết cách để điều chỉnh cũng như đặt từng loại hàng vào từng khu vực sao cho hợp lý cũng như phù hợp với diện tích kho.
Bố trí được phương tiện di chuyển phù hợp
Việc nắm trong tay packing list giúp cho người vận chuyển biết được tổng kích thước hàng hóa cần di chuyển, Sau đó, họ có thể lựa chọn được kích thước xe chở hàng chứa được đủ lượng hàng hóa nhằm đảm bảo tính hiệu quả tối ưu.
Việc xác định kích thước hàng như vậy là rất cần thiết vì ví dụ như trong trường hợp lượng hàng hóa khá ít chỉ cần một chiếc xe tải nhỏ, tuy nhiên người vận chuyển lại gọi xe to vì nghĩ rằng hàng hóa sẽ có nhiều.
Kiểm tra hàng hóa một cách kỹ lưỡng, tiện lợi
Kiểm tra được số lượng hàng hóa một cách cẩn thận nhất
Packing list liệt kê tất cả các loại hàng hóa được chuyển đến giữa người mua và người bán. Qua đó, người mua có thể nắm được số lượng hàng hóa khi nhận đến và xem có mặt hàng nào bị thiếu hay không? Từ đó đưa ra những phương án xử lý kịp thời khi thiếu hoặc thừa so với mức yêu cầu ban đầu.
Thuê nhân công, máy móc chuyên dụng phù hợp
Packing list không chỉ cho chúng ta biết kích thước hàng hóa mà còn giúp nắm được mặt hàng đó là gì. Thông qua đó thì chúng ta có thể thuê lượng nhân công vừa đủ cũng như sắm được các thiết bị máy móc bốc dỡ hàng.
Nội dung chính của packing list
Những thông tin chính trong bảng packing list
Trong phiếu packing list sẽ chứa các nội dung chính như sau mà bạn cần ghi nhớ rõ:
- Thông tin người mua và người bán: Từ những dòng đầu tiên trên giấy, packing list sẽ ghi rõ thông tin của người mua bán (nhà cung cấp và người nhập hàng).
- Thông tin chuyến tàu vận chuyển: Nắm số hiệu tàu, mã tàu cũng như số lượng hàng hóa được vận chuyển trên chuyến tàu đó. Điều này sẽ giúp bạn tìm kiếm được sản phẩm của mình dễ hơn.
- Thông tin hàng hóa: Đây là phần quan trọng trong phiếu, qua đó bạn nắm được kiện hàng là gì, kích thước, trọng lượng cũng như các mô tả riêng về hàng hóa đó.
- Số hiệu hợp đồng: Đây là bằng chứng cho giao dịch hợp pháp.
- Điều kiện giao hàng: Những điều kiện được ghi trên packing list giúp cho người bán, người mua chuẩn bị được các loại giấy tờ, chứng từ mình cần chuẩn bị.
Những loại packing list
Phân loại packing list chủ yếu
Để hiểu rõ packing list là gì thì bạn cũng cần biết là phiếu đóng gói hàng được phân thành 3 loại chính thức:
- Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng: Loại phiếu này thường được sử dụng khi vận chuyển trên không vì lúc này, khối lượng cần được kiểm soát một cách chặt chẽ và đảm bảo an toàn.
- Phiếu đóng gói trung lập: Trên phiếu này không ghi thông tin người bán mà chỉ có các thông tin mô tả sản phẩm, sử dụng phiếu này trong trường hợp người bán không muốn tiết lộ thông tin hoặc qua các bên trung gian.
- Phiếu đóng gói chi tiết: Phiếu này tập trung cụ thể vào các thông tin của hàng hóa, khi chuyến vận chuyển đó có nhiều loại sản phẩm với chủng loại đa dạng, kích thước khác nhau.
Bên trên là một số thông tin cần biết về packing list. Mong rằng thông qua những chia sẻ ở bài viết này, bạn sẽ nắm rõ được khái niệm packing list là gì cũng như nắm được chức năng, nội dung chính và các loại packing list chủ yếu.
