Cách gửi giấy tờ qua bưu điện như thế nào là đúng? Đây là câu hỏi băn khoăn của nhiều khách hàng gửi đến cho Tiến Việt Express. Trong quá trình chuẩn bị giấy tờ gửi đi nhiều nơi thông qua bưu điện, không ít khách hàng mắc phải những khó khăn trục trặc không đáng có khiến quá trình gửi trở nên tốn thời gian. Chúng tôi với rất nhiều năm trong nghề đã đúc kết được những thông tin tips nhỏ giúp bạn dễ dàng hơn khi gửi qua bưu điện.
Tại sao cần gửi giấy tờ qua bưu điện?
Ngày nay, để đáp ứng được nhu cầu của người gửi hàng, có rất nhiều hình thức vận chuyển ra đời. Bạn có thể gửi qua xe khách, gửi xe vận chuyển đường dài, gửi máy bay, gửi tàu,… Trong những hình thức trên, không ai có thể đảm bảo độ bảo mật hàng hóa đặt biệt là giấy tờ bạn gửi đi. Việc thất lạc, rách hỏng có thể gây ra những ảnh hưởng nghiêm trọng tới công việc của bạn.
Chính vì lý do đó, gửi giấy tờ qua đường bưu điện ra đời. Bạn không cần phải chờ đợi xe khách khởi chuyến để gửi hàng, luôn trong trạng thái trông ngóng xe có bỏ quên mình không. Nhưng khi gửi qua bưu điện, bạn có thể tranh thủ thời gian của bản thân lúc rảnh để gửi mà không phải chờ đợi.
Hàng hóa khi gửi qua bưu điện như giấy tờ sẽ được gửi đúng tay người nhận nếu như bạn có yêu cầu đặt biệt bảo mật cao. Nếu không có sự đồng ý của bạn thì không ai có thể nhận giùm giấy tờ đó. Chỉ cần một cuộc điện thoại xác nhận là bạn có thể nhận hàng tại nhà mà không cần phải đi đâu cả.
Vừa nhanh chóng, an toàn, tiện lợi, đó chính là những ưu điểm khi gửi giấy tờ qua bưu điện. Dù là công văn khẩn, giấy tờ hợp đồng quan trọng, thì đều được bảo mật hoàn toàn trong quá trình gửi. Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Cách gửi giấy tờ qua bưu điện
Để có thể thúc đẩy nhanh quá trình gửi giấy tờ qua bưu điện, bạn cần chuẩn bị kỹ càng. Điều này sẽ giúp ích cho bạn trong việc tránh thất lạc hàng hóa không cần thiết. Những bước này bao gồm:
- Chuẩn bị đầy đủ tư liệu cần gửi kèm thông tin cụ thể về người gửi và người nhận. Ghi đầy đủ và cụ thể nhất có thể ở bên ngoài phong bì thư cần gửi đi. Nếu như bạn có những yêu cầu riêng biệt về hàng hóa cần gửi đi thì phải liên hệ nhân viên để được hỗ trợ kịp thời.
- Đóng gói hàng hóa, đây là một trong những bước hết sức quan trọng khi gửi giấy tờ qua đường bưu điện đặc biệt là những giấy tờ mang tính quan trọng cao. Khi đóng gói cẩn thận, giấy tờ sẽ không bị hư hại do những va đập hay đổ vỡ làm hư hỏng không đáng có.
- Mọi giấy tờ gửi đi đều phải đóng gói trong phong bì thư kèm theo túi ni lông bên ngoài. Nhờ vậy giấy tờ sẽ không bị ướt, rách nát, đảm bảo độ bảo mật theo quy định.
- Đối với những giấy tờ cực kỳ quan trọng và mang tính bảo mật cao thì cần được niêm phong, đóng dấu, chữ ký,… để tránh lộ ra bên ngoài trước khi đến tay người nhận.
Hiện nay tại bưu điện chẳng hạn như Tiến Việt Express đều có nhận dịch vụ đóng gói hàng hóa đúng quy định cho khách hàng. Nếu như bạn không tự tin thì có thể để chúng tôi hỗ trợ bạn trong khâu đóng gói hàng hóa này.
Lưu ý khi gửi giấy tờ qua bưu điện mà bạn cần biết
Gửi giấy tờ qua đường bưu điện là một trong những bưu kiện rất đặc biệt về tín chất vật lý lẫn pháp lý. Do đó, cũng có những lưu ý riêng khi gửi hàng hóa mà bạn cần nắm khi tiến hành gửi như những chính sách liên quan. Sau đây là lưu ý cụ thể mà chúng tôi đã đúc kết trên thực tế sau nhiều năm làm việc với khách hàng mà bạn cần biết:
- Bạn bắt buộc phải ghi đầy đủ thông tin trên tờ đơn vận.
- Chọn lựa hình thức gửi phù hợp với mình, có thể chọn gửi nhanh, gửi thường, gửi hỏa tốc,…
- Khai báo đầy đủ thông tin về loại giấy tờ như là hộ chiếu, chứng minh nhân dân, hợp đồng, giấy tờ hàng hóa,…
- Xác nhận kỹ càng về trọng lượng của hàng hóa và số lượng giấy tờ kèm cước phí khi tiến hành gửi.
- Giữ lại liên còn lại để có thể đối chiếu kiểm tra nếu có vấn đề xảy ra với hàng hóa bạn gửi và dùng cho khiếu nại khi cần thiết, không được thất lạc.
Những lưu ý này tuy rất bình thường nhưng nếu bạn không để ý thì sẽ gây ra những hậu quả vô cùng khó lường. Đôi lúc sẽ xảy ra tình huống khó xử cho những đơn hàng quá “ Đen”. Không ai mong muốn nó xảy ra cả nên cẩn thận là trên hết.
Trên đây là thông tin được Tiến Việt Express đúc kết xoay quanh về cách gửi giấy tờ qua bưu điện mà bạn cần nắm. Chúng tôi luôn cố gắng phát triển để đem đến dịch vụ tốt nhất cho bạn. Hãy liên hệ ngay https://www.tienvietexpress.com/ để được hỗ trợ tốt nhất.
