Kiểm tra vận đơn là kỹ năng cần thiết đối với những người thường sử dụng các dịch vụ chuyển phát. Biết cách tra cứu vận đơn giúp chúng ta dễ dàng theo dõi hành trình của món hàng và có những can thiệp kịp thời trong quá trình vận chuyển. Nếu bạn chưa biết làm thế nào để tra cứu vận đơn, hãy theo dõi những thông tin sau.
Bạn đã biết cách tra cứu vận đơn?
Tại sao cần phải tra cứu vận đơn?
Tra cứu vận đơn có mục đích chính là để theo dõi tình trạng đơn hàng. Vậy chúng ta có nhất thiết phải tra cứu vận đơn hay không? Tra cứu vận đơn có những lợi ích cụ thể, bao gồm:
Giúp người bán và người mua nắm bắt được thông tin đơn hàng
Giao dịch điện tử khiến cho việc giao, nhận hàng trong nước và quốc tế diễn ra ngày càng sôi động. Hàng ngày, người bán có thể cung cấp hàng chục, hàng trăm đơn hàng lớn nhỏ. Vì vậy, lưu giữ thông tin vận đơn giúp việc quản lý hàng hóa được hiệu quả hơn.
Cách tra cứu vận đơn giúp người bán và người mua nắm được thông tin đơn hàng
Về phía người mua, người mua hàng sẽ luôn có tâm lý mong đợi gói hàng đến nơi. Tuy nhiên, việc gọi điện hỏi hành trình của đơn hàng mất rất nhiều thời gian chờ tra cứu, chờ liên lạc giữa nhà cung cấp và đơn vị vận chuyển,… Do đó, việc tra cứu vận đơn giúp người mua chủ động trong việc quản lý đơn hàng của mình và biết chính xác khi nào hàng đến nơi từ đó bố trí nhận thuận tiện.
Xem thêm: Check code nước hoa là gì? Có chính xác 100% hay không?
Giúp xử lý các tình huống phát sinh trong vận chuyển
Vận chuyển hàng hóa luôn chứa đựng những rủi ro nhất định. Khi đó, càng phát hiện sớm càng dễ xử lý và khắc phục. Với dịch vụ tra cứu vận đơn, nếu giao nhầm đơn hàng ta sẽ dễ dàng biết được đơn hàng bị giao nhầm cho ai, thời gian nào,… và nhanh chóng xử lý. Điều này cũng tương tự với các tình huống phát sinh khác, xử lý càng sớm thì hậu quả càng thấp.
Các cách tra cứu vận đơn nhanh chóng, hiệu quả nhất
Hiện nay, có rất nhiều cách để khách hàng tra cứu vận đơn và nắm được hành trình vận chuyển đơn hàng. Một số cách tra cứu vận đơn nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể kể đến như sau:
Tra cứu vận đơn thông qua mạng internet
Mỗi đơn vị vận chuyển đều vận hành website cho riêng mình. Do đó, khách hàng cần tra cứu vận đơn chỉ cần truy cập vào website (bằng điện thoại, laptop, ipad,…) và nhập các thông tin cần thiết như: mã vận đơn, tên,… để tra cứu.
Chúng ta có thể dễ dàng tra cứu mã vận đơn qua internet
Cách làm này khá thông dụng và được nhiều người đánh giá cao vì có thể tra cứu nhanh chóng, chính xác đơn hàng. Toàn bộ quá trình từ khi đơn vị vận chuyển nhận hàng, qua các bưu cục cho đến khi giao cho khách hàng đều được ghi lại chi tiết trên phần “trạng thái đơn hàng”. Tuy nhiên, bạn cần vào chính xác trang chủ của đơn vị chuyển phát cũng như đơn vị đó phải cung cấp tính năng này mới có thể tiến hành tra cứu.
Tra cứu vận đơn bằng cách nhắn tin
Ngoài việc tra cứu online, một số đơn vị vận chuyển còn hỗ trợ hình thức nhắn tin tra cứu vận đơn cho khách hàng của mình. Việc tra cứu này có thể thực hiện ở những nơi không có mạng internet. Bạn chỉ cần soạn tin nhắn theo đúng cú pháp mà bên vận chuyển cung cấp và gửi vào số điện thoại của tổng đài là có thể nhận được thông tin chi tiết về trạng thái đơn hàng qua tin nhắn. Việc nhắn tin có thể mất phí hoặc không mất phí tùy thuộc vào hợp đồng cung cấp dịch vụ của bên vận chuyển và nhà mạng.
Xem thêm: Dịch vụ gửi hàng xách tay đi Nhật
Một số kinh nghiệm xử lý khi đơn hàng gặp vấn đề về vận chuyển
Nếu là người bán, bạn cần có những kinh nghiệm xử lý khi gặp các tình huống phát sinh trong quá trình vận chuyển. Một số kinh nghiệm dành cho người bán có thể kể đến như:
Đảm bảo sản phẩm hoàn toàn giống với mô tả
Khách hàng sẽ có quyền không nhận sản phẩm và hoàn trả nếu sản phẩm không giống với mô tả. Vì vậy, hãy chắc chắn là bạn đã kiểm tra chi tiết và kỹ càng các thông tin về sản phẩm trước khi giao hàng.
Hãy đảm bảo sản phẩm giao đúng như mô tả!
Thiết lập một đội ngũ chuyên xử lý các tình huống phát sinh
Nếu hoạt động kinh doanh lâu dài, bạn nên có bộ phận xử lý tình huống “lỗi” khi vận chuyển. Đội ngũ này chịu trách nhiệm giải thích với khách hàng vì sao đơn hàng bị chậm trễ, tìm hiểu nguyên nhân tại sao khách hàng từ chối không nhận hàng,… Sở hữu một bộ phận xử lý tình huống vận chuyển sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp và uy tín hơn trong mắt khách hàng.
Trên đây là một số cách tra cứu vận đơn nhanh chóng, dễ dàng nhất mà bạn có thể áp dụng để theo dõi trạng thái đơn hàng. Nếu muốn sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng quốc tế uy tín, đảm bảo, bạn hãy tham khảo Dịch vụ gửi hàng của Tiến Việt. Tiến Việt đang là đối tác đáng tin cậy của rất nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước. Bạn hãy gọi hotline: 0938 134 818 – 0931 012 456 để được tư vấn cụ thể nhé!
